informacion sobre MACROS en excel

OBJETIVOS

• Definiciones

• Automatizar tareas a través del uso de las macros.

• Grabar

• Ejecutar

• Manipular macros.

• Tipos de Macros en Excel

Introducción

Las operaciones tradicionales que se pueden realizar en Excel para Windows las podemos automatizar, de manera que se mantenga un registro que las contenga y posteriormente hacer referencia a ellas para la simplificación de tareas.

Excel es un programa muy potente, pero la mayoría de las personas lo maneja de una forma muy básica, Excel cuenta con un lenguaje de programación llamado Visual Basic, y permite hacer o resolver los problemas de forma más rapida y sencilla, este curso es de un nivel alto, pero es fácil de aprender ya que se manejaran términos sencillos.

Una Macro son una serie de pasos que se almacenan y se pueden activar con alguna tecla de control y una letra, un boton o manualmente.

Por ejemplo, si repetidamente se emplea una serie de pasos como: Cambiar el Tamaño de Fuente o Tamaño de la letra, poner Negrita, cambiar la Fuente o Tipo de letra y el Color de Fuente o Color de Letra, para no estar repitiendo estos pasos se pueden almacenar en una macro y se ejecutara la macro las veces que se desee.

En resumen una macro consiste en una serie de comandos y funciones que se almacenan en un módulo de Microsoft Visual Basic y que puede ejecutarse siempre que sea necesario realizar la tarea.

Para esto Excel para Windows cuenta con dos herramientas básicas: las macros y los módulos. En esta sección se revisarán las macros.

Para explicar lo que es una macro, vamos a hacer una analogía entre un micrófono y una cinta con la computadora y la grabadora de macros.

La grabadora de macros funciona de manera similar a una grabadora de cintas. Una graba lo que la persona dice, otra graba lo que el usuario hace.

Grabar Macro

Antes de grabar o escribir una macro hay que tener en cuenta los siguientes puntos:

1. Planifique los pasos y los comandos que desea que ejecute la macro

2. Si se comete algún error mientras se graba la macro, también se grabarán las correcciones que se realicen.

3. Cada vez que se grabe una macro, ésta se almacenará en un nuevo módulo adjunto a un libro.

Al grabar una macro, Excel almacena información sobre cada paso dado cuando se ejecuta una serie de comandos. A continuación, se ejecuta la macro para que repita los comandos. Si se comete algún error mientras se graba la macro, también se graban las correcciones que se realicen. Visual Basic almacena cada macro en un nuevo módulo adjunto a un libro.

Para grabar una macro seleccione del menú Herramientas el comando Grabar macro y después del submenú Grabar nueva macro.

Al hacerlo

hacerlo aparece la siguiente caja de diálogo:

Se debe asignar un Nombre de la macro junto con una Descripción, aunque Excel para Windows siempre asigna estos predeterminados.

Almacenar en son los posibles lugares donde se puede alojar la macro que se está grabando, ya sea en Este libro, en un Nuevo libro o en el Libro de macros personal.

En la opción Método Abreviado aparece que se activara con la tecla Control(CTRL) + la letra que usted indique, Ejemplo m

. La macro se activara cuando este lista con la tecla Control + m

Al presionar Aceptar la grabación se inicia. En este momento, todas las acciones que realice se estarán registrando por Excel para Windows. Para finalizar la grabación seleccione del menú Herramientas el comando Grabar macro y después del submenú Finalizar grabación, o presione el botón que aparece al estarse grabando una macro.

Referencias relativas

Las macros se pueden grabar ya sea con referencias absolutas o relativas. Para indicarlo, seleccione del menú Herramientas el comando Grabar macro y después del submenú Usar referencias relativas .

A menos que esta opción esté desactivada, la Grabadora de macros usará referencias relativas, no absolutas, para las celdas de una hoja de cálculo.

Boton de finalizar Grabación Boton de Referencias Relativas

Ejecutar una macro

Para entender la forma de ejecutar una macro podemos utilizar otra vez la analogía con la grabadora. Las voz que se reproduce en la grabadora se escucha en la bocina, y de la misma forma, la macro que se reproduce en la grabadora se ejecuta en Excel para Windows.

La ejecución de la macro se puede hacer de distintas formas. Si tiene asignado una combinación de teclas de método abreviado con éstas se puede iniciar la ejecución.

Se puede ejecutar una macro seleccionándola de una lista en el cuadro de diálogo Macro. Para que una macro se ejecute cada vez que haga clic en un botón determinado o presione una combinación de teclas específica, asigne la macro a un botón de la barra de herramientas, a un método abreviado de teclado o a un objeto gráfico de una hoja de cálculo.

Otra forma de ejecutar una macro es utilizando del menú Herramientas el comando Macro.

Al seleccionar esta opción aparece la siguiente caja de diálogo:

De las macros listadas, se selecciona la deseada y se presiona Ejecutar. También se puede ejecutar Paso a paso para revisar los procedimientos que va realizando.

Además de estas opciones, se tienen otras más que se revisarán más adelante.

Manipulación de Macros

Tras grabar una macro, se puede ver el código de macro con el Editor de Visual Basic para corregir errores o modificar lo que hace la macro. Por ejemplo, si la macro de ajuste de texto también tiene que aplicar el formato de negrita al texto, se puede grabar otra macro para aplicar el formato de negrita a una celda y, a continuación, copiar las instrucciones de esa macro a la macro de ajuste de texto.

El Editor de Visual Basic es un programa diseñado para que los usuarios principiantes puedan escribir y editar fácilmente código de macro, y proporciona mucha Ayuda en pantalla. No es preciso saber cómo se programa o se utiliza el lenguaje de Visual Basic para realizar cambios sencillos en las macros. El Editor de Visual Basic permite modificar macros, copiarlas de un módulo a otro, copiarlas entre diferentes libros, cambiar el nombre de los módulos que almacenan las macros o cambiar el nombre de las macros.

Con el comando Macro del menú Herramientas, la misma que se vio en el tema anterior, podemos realizar varias acciones más.